Gerrit Vink over bedrijfsschade analyse en scenariodenken

22 september 2018

Hoe onvermoede afhankelijkheden fataal kunnen worden Ondernemers hebben dikwijls goed in beeld welke directe en indirecte gevolgen een brand of een ander incident kan hebben op de continuïteit van de bedrijfsvoering. Toch levert een bedrijfsschade-analyse soms grote verrassingen en onvermoede afhankelijkheden op, zegt Gerrit Vink, Senior Consultant bij Riskonet.

Een bedrijfsschade-analyse begint met het inzichtelijk maken van de goederenstroom in de gehele productieketen van een onderneming. Door koppeling van de geldstroom aan de productieketen, wordt het mogelijk om een compleet beeld van de financiële gevolgen van een incident te krijgen. Een bedrijfsschade-analyse richt zich op het identificeren en kwantificeren van de meest kritische incidenten voor een bedrijf. Gerrit Vink pleit in dat kader voor meer aandacht voor scenariodenken.

Wie een productielocatie runt van een grote onderneming, kan op basis van jarenlange ervaring meestal wel inschatten wat bij een eventuele calamiteit de gevolgen zijn voor deze locatie. Maar hoe zit het met inzicht in de gevolgen voor de rest van de in- en externe productieketen? Zo was er bij een onderneming veel tijd, energie en geld gestoken in het beveiligen van een afdeling waar het bedrijf een belangrijke grondstof voor een meerdere eindproducten produceerde.

“Die kosten werden al jaren gemaakt, niemand die er nog vragen bij stelde”, zegt Gerrit Vink, bij Riskonet de expert op het gebied van bedrijfsschade analyses. “Bij een bedrijfsschade analyse kwamen wij er achter dat de grondstof zo nodig vrij eenvoudig en zonder extra kosten elders in te kopen is. Al die maatregelen en kosten waren voor de continuïteit van het bedrijf eigenlijk vrijwel overbodig. Voor de productie van diverse eindproducten bleken geen alternatieven beschikbaar. Het bedrijf had het geld in het kader van de bedrijfscontinuïteit dus beter aan extra maatregelen op locaties voor eindproducten kunnen uitgeven. Tegelijk vonden we ook andere situaties en risico’s op bedrijfsschade die wel iets meer aandacht zouden mogen krijgen.”

Aanleiding bedrijfsschade analyse

Het laten uitvoeren van zo’n analyse is bij steeds meer bedrijven aan de orde, om verschillende redenen. “Dikwijls is een verzekeringsvraagstuk een aanleiding, maar steeds vaker ook de eigen behoefte aan inzicht of vragen van afnemers over de bedrijfscontinuïteit”, weet Gerrit Vink uit zijn jarenlange ervaring. “Een discussie over risico’s, kans op gevolgschade, de tijdsduur en de kosten van herstel kan de vraag oproepen wat de werkelijke situatie is: welke oorzaken kunnen welke gevolgen hebben, hoe groot is de kans op bepaalde gebeurtenissen en hoe kan de continuïteit van de productie zo veel mogelijk gewaarborgd worden? En: welke schakel in de productieketen is het meest kritisch en waar moet de prioriteit liggen om niet alleen de kans op een incident zo klein mogelijk te maken, maar ook om bepaalde gevolgschade te beperken?”

Volumes, bezettingsgraden en voorraden

Vink en zijn collega’s gaan bij zo’n studie grondig te werk. Een bureau onderzoek geeft zicht op de ‘supply chain’ met volumes, bezettingsgraden en voorraden. Ook bekijken zij ‘survey reports’ van de locaties die in beeld zijn en worden onderlinge opvang- en uitwijkmogelijkheden en financiële gegevens per vestiging in kaart gebracht.

“Scenariodenken zou bij productie-ondernemingen meer aandacht mogen krijgen”

The secrets of water mist as an extinguishig agent

Een bedrijfsbezoek en gesprekken met betrokken medewerkers bij een bedrijf leveren vervolgens essentiële informatie op over bijvoorbeeld kritische processen en productstromen, onderlinge en externe afhankelijkheden, mogelijke schadescenario’s, bestaande risicobeheersmaatregelen, herbouw- en hersteltijden, interne en externe uitwijkmogelijkheden, eventuele voorraadposities en extra kosten in geval van een calamiteit.

Helder beeld van afhankelijkheden

Gerrit Vink schetst met al deze informatie een helder beeld van de productstromen en van de onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende locaties. “Daarnaast stellen wij maximale schadescenario’s per locatie op en brengen in beeld wat de effecten van een scenario zijn op de andere bedrijfsonderdelen. Daarbij gaat het om ‘worst case’, zonder uitwijk en een realistisch scenario met in-/externe uitwijk. Dat vergt een hoog niveau van scenariodenken, met voortdurend de vraag: wat als… Bij het doordenken en -rekenen van zulke scenario’s kijken we naar bijvoorbeeld de herbouw- en hersteltijden, de interne en externe uitwijkmogelijkheden, de mogelijke voorraadposities en de extra kosten in geval van een calamiteit. Het resultaat is een compleet beeld van de financiële impact (de bedrijfsschade) van een scenario op de omzet en de kosten van het gehele bedrijf.”

Meer aandacht voor scenariodenken

Gerrit Vink vindt dat juist dat scenariodenken bij productie-ondernemingen meer aandacht zou mogen krijgen. “Dat is geen verwijt of een kwestie van doemdenken – het is behoorlijk lastig om dat op eigen houtje te doen. Het gebeurt geregeld dat organisaties ons inschakelen nadat eerdere pogingen om intern realistische scenario’s neer te zetten en deze vervolgens financieel te kwantificeren niet helemaal uit de verf kwamen. Het is goed om experts van buiten er naar te laten kijken, met de ervaring van jarenlang risico- en schade-analyse als bagage.”

Gevolgen voor risicomanagement

Met grote positieve gevolgen voor het risicomanagement. “Vaak levert een keten van gebeurtenissen schade op, met beperkte of juist grote gevolgen. Het is goed om je periodiek bepaalde vragen indringend te stellen. Welke directe en indirecte gebeurtenissen kunnen onze supply chain werkelijk raken? De zwakste schakels zijn soms de meest cruciale; uitval kan de hele keten raken. In onze ervaring is niet elke manager of bedrijfsleider zich bewust is van (c.q. inzicht kan hebben in) de grote gevolgen die het onderschatten van afhankelijkheden kan hebben. Kleine oorzaken kunnen grote gevolgen hebben. Soms zorgen onze analyses voor zeer verrassende conclusies en eye openers.”

Betere discussie met verzekeraars

Duidelijk is dat een goede bedrijfsschade analyse ook de kwaliteit van een discussie met verzekeraars sterk kan verhogen. “Onze analyse wordt vaak gebruikt om te bepalen hoe en voor welke bedragen bedrijfsschade verzekerd moet worden. De informatie is een goede onderbouwing bij het stellen van prioriteiten in het nemen of juist terugschroeven van bepaalde beheersmaatregelen, die van invloed zijn op de risico’s en de mogelijke schade én op de verzekeringspremie. Daarnaast heb ik talloze malen gezien hoe bedrijven op basis van een goede analyse de juiste beslissingen nemen voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het is een kwestie van goed ondernemerschap om deze vorm van risk management heel serieus te nemen.”

Riskonet b.v.

INTERNATIONAL

Ron de Bruijn

Amsterdam
Nederland
+31 85 043 79 40
[email protected]

AMSTERDAM

Tom de Nooij

Amsterdam
Nederland
+31 85 043 79 40
[email protected]

ISTANBUL

Özlem Emgen

Istanbul
Turkije
+90 533 21 12 051
[email protected]

KRAKAU

Leszek Golachowski

Krakau
Polen
+48 663 336 844
[email protected]

JOHANNESBURG

Chris Brits

Johannesburg
Zuid-Afrika
+27 83 456 7424
[email protected]

SYDNEY

Janet Short

Coal Point (Sydney)
Australië
+61 (0)49 3868111
[email protected]

Scroll naar boven