Eigen verantwoordelijkheid, guidance notes en samenwerking

De politieke en maatschappelijke druk om te vergroenen en te verduurzamen is groot. Het aantal windmolens aan de horizon groeit, net als de hoeveelheid daken met zonnepanelen en de schare elektrische auto’s op de weg. Senior Risk Engineer Han Dieben van Swiss Re is voorstander van de ontwikkeling naar een groene(re) wereld, maar plaatst wél een kanttekening: “Er zijn partijen op de markt die zich vooral laten drijven door omzet en niet door kwaliteit of het beperken van risico’s. Maar kies je als bedrijf voor bijvoorbeeld zonnepanelen, dan moet je goed naar de risico’s daarvan kijken. Je wilt tenslotte niet dat een dak met zonnepanelen je volledige productieproces in gevaar brengt.

Risk Management Concept

Bij Royal Cosun hebben ze dat goed begrepen. De coöperatie, die onder andere bestaat uit de bedrijven Aviko, Duynie, SVZ, Sensus en Cosun Beet Companyu, verwerkt plantaardige grondstoffen, waaronder suikerbieten en aardappelen, tot ingrediënten en componenten voor voeding (voor mens en dier), non-food en energie. In samenwerking met Riskonet ontwikkelde Cosun een Risk Management Concept waarin eigen verantwoordelijkheid, guidance notes en samenwerking centraal staan.

Dieben: We hebben een gezamenlijk belang en willen allebei niet dat het productieproces bedreigt wordt door een dag met zonnepanelen.

“Wij wachten niet af wat verzekeraars van ons verlangen met betrekking tot de verzekeringsdekking, wij denken eerst zelf na over mogelijke problemen en oplossingen”, vertelt Jeroen Helders, die sinds januari 2016 Group Treasurer & Insurance Risk Manager is bij Cosun. Het Risk Management Concept richt zich op vier aandachtsgebieden: de veiligheid van medewerkers en derden, wet- en regelgeving, de continuïteit van de onderneming én de verzekerbaarheid van de risico’s in de organisatie.

Guidance notes

“Binnen het Risk Management Concept spelen de zogeheten GAAS rapportage en guidance notes een belangrijke rol”, gaat Jeroen verder. “De Gap Assessment Asset Safety is een nulmeting over de situatie in de organisatie en maakt duidelijk waar we aan de eisen voldoen, waar de gaten zitten, waar we onderzoek moeten doen en waar we wellicht aanvullende maatregelen moeten nemen.” De guidance notes vormen het kader waarbinnen iedereen werkt. “Het zijn beknopte documenten waarin de ideale veiligheidssituaties worden benoemd, maar ook de risico’s en maatregelen. Als een bij onze coöperatie aangesloten bedrijf bijvoorbeeld zonnepanelen wil plaatsen, dan staat in de guidance notes onder andere waaraan de zonnepanelen moeten voldoen, wat het betekent voor de dakconstructie en hoe de veiligheid kan worden gegarandeerd.”

In samenwerking met Riskonet ontwikkelde Cosun een Risk Management Concept waarin eigen verantwoordelijkheid, guidance notes en samenwerking centraal staan.

De guidance notes gelden daarbij vooral als richtlijn voor discussies met betrokkenen, legt Jeroen uit. “Het versterkt het risicobewustzijn bij iedereen. Als je dak bijvoorbeeld brandbaar isolatiemateriaal bevat, dan is het risico anders dan wanneer dit niet het geval is. Ook de maatregelen om brand te voorkomen, kunnen dan anders zijn.”

Drie-eenheid

Een belangrijk onderdeel in het riskmanagementbeleid van Cosun is de drieeenheid met Riskonet en de verzekeraar, vertelt Jeroen. “Riskonet levert de zekerheid van een deskundige, eerlijke blik op risico’s en veiligheid. En de verzekeraar zien wij niet als een sluitstuk, maar als een van de partners in onze bedrijfsvoering, met wie wij graag een goede relatie opbouwen. Bij nieuwe ontwikkelingen zitten we daarom graag al in het voortraject met de verzekeraar aan tafel, zodat wanneer er op het gebied van risico’s en veiligheid iets moet worden verbeterd, wij dat direct kunnen meenemen. Dat is goedkoper dan achteraf aanpassingen doorvoeren. Bovendien laat je zo ook zien dat je elkaar als partner serieus neemt.“

Scios Scope 12

Eén van die verzekeraars is Swiss Re en dat is niet toevallig, vertelt Han. “Wij werken het liefst samen met klanten die hun verantwoordelijkheden kennen, die verantwoordelijkheid pakken, risicobewust zijn en een verzekeraar zoeken die daarbij past. Cosun is het type bedrijf dat veel aandacht heeft voor risicomanagement en zo veilig mogelijk wil ondernemen. Sommige klanten willen vooral goed verzekerd zijn, maar geen enkele onderneming is gebaat bij schade. We hebben een gezamenlijk belang en willen allebei niet dat het productieproces bedreigd wordt door een dak met zonnepanelen.”

Helders: De verzekeraar zien wij niet als een sluitstuk, maar als een van de partners in onze bedrijfsvoering. 

Zo vindt Han de Scios Scope 12 controle na aanleg van bijvoorbeeld zonnepanelen essentieel. “Dat is een inspectie die specifiek gericht is op zonnepanelen. Hierbij wordt gecontroleerd of de juiste materialen gebruikt zijn, of de zonnepanelen op de goede manier zijn geplaatst, of de juiste bekabeling is gebruikt, of er een berekening van de dakbelasting is gemaakt, of de beveiliging goed is geregeld, etc. Mijn advies is: bepaal als bedrijf wat jouw vereisten zijn bij de aanschaf van zonnepanelen en lever je niet zomaar over aan hetgeen de leverancier je biedt. Onze technische mensen kunnen daarbij helpen, want ook wij willen dat de aanleg op een veilige manier gebeurt. Vertel de leverancier bovendien dat een onafhankelijk bureau de plaatsing achteraf controleert, zodat hij weet dat hij goed werk moet afleveren.”

Management of change

Dat Royal Cosun er op het gebied van riskmanagement goed op staat bij Swiss Re, stemt Jeroen meer dan tevreden. “De vergroening en verduurzaming gaat veel innovaties opleveren waarbij je als bedrijf goed moet nadenken over je management of change. Wij vinden partnership met de verzekeraar daarin zeer belangrijk. Verzekeraars reageren goed op het feit dat wij actief zijn en niet wachten op hun eisen. Daarnaast zijn wij heel open. We delen bijvoorbeeld de GAAS-rapportages met hen die de basis vormen van goede discussies. En dat levert weer draagvlak op bij het management van onze bedrijven. Er worden niet langer ad-hoc maatregelen genomen en investeringen gedaan om de veiligheid te verbeteren, maar gestructureerd. Ik adviseer collega-riskmanagers daarom ervoor te zorgen dat hun directie snapt dat goed risicomanagement en een proactieve samenwerking met de verzekeraar bijdragen aan het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen.”

“Echt, soms hebben wij best goede ideeën”, lacht Han, waarna Jeroen nog een laatste voordeel benoemt: “Vaak levert het ook nog een controleerbare ontwikkeling van de verzekeringspremie op.”

Dit artikel komt uit VNAB Visie - jaargang 26 - 2021. Het hele magazine lees je hier.