Het belang van risk management in de Turkse farmaceutische sector
Maart 25, 2024
Duidelijke synergie, relevante expertise en effectieve training hebben de uitstekende relatie tussen de Birgi Mefar Group en Riskonet Turkije versterkt.
De Birgi Mefar Group is een mondiaal, in Istanbul gevestigd bedrijf dat gespecialiseerd is in de productie van primaire verpakkingen van lege ampullen en injectieflacons, evenals in Contract Development and Manufacturing (CDMO)-diensten voor steriele injectables in kleine en middelgrote volumes aan internationale en lokale farmaceutische bedrijven, waaronder Pfizer en Bayer.
Perfecte synergie
Vanaf het begin van hun zakelijke relatie was het niveau van samenwerking en synergie tussen de Birgi Mefar Groep en Riskonet uitstekend, benadrukt Bahadır Özazar, chief corporate operations officer. Het begon ongeveer drie jaar geleden, toen de Groep een banklening wilde veiligstellen. Een strikte voorwaarde voor het verkrijgen van deze lening was het overleggen van een rapport op basis van een milieu- en sociaal due diligence onderzoek. Dit werd snel geproduceerd door Riskonet, onder leiding van de partner in Turkije, Özlem Emgen. “Dat rapport en de synergie tussen ons hebben ons echt geholpen en bleken een belangrijke rol te spelen bij het veiligstellen van die lening”, zegt Bahadır, “en het overtuigde ons ervan dat onze samenwerking met Riskonet moet worden voortgezet als de kans zich voordoet.”
Gap analyse
Het duurde niet lang voordat die kans zich voordeed. Een voorwaarde voor een overname van de Birgi Mefar Group in 2022 door ADQ, een overheidsfonds van de Verenigde Arabische Emiraten, was het verstrekken van een risicobeoordelingsrapport. “We besloten dat het het beste was om een ISO 31000 Gap Analysis te laten uitvoeren, gericht op de risico’s waaraan we werden blootgesteld”, redeneert Bahadır.
“Ik zou de diensten van Riskonet 100 procent aanbevelen aan andere bedrijven”
Bahadır Özazar
Gap analyse
Het duurde niet lang voordat die kans zich voordeed. Een voorwaarde voor een overname van de Birgi Mefar Group in 2022 door ADQ, een overheidsfonds van de Verenigde Arabische Emiraten, was het verstrekken van een risicobeoordelingsrapport. “We besloten dat het het beste was om een ISO 31000 Gap Analysis te laten uitvoeren, gericht op de risico’s waaraan we werden blootgesteld”, redeneert Bahadır.
ISO 31000 compliance
Özlem pakte op dat moment de draad weer op. Ze beaamt dat er vanaf het begin sprake was van een goede samenwerking, dat er effectief werd gecoördineerd en dat er synergie was. Als onderdeel van de Gap analyse, vervolgt ze, moesten alle entiteiten van de Groep over een aantoonbare risicobeheerstructuur beschikken. Dit hield in dat de huidige situatie op het gebied van risicobeheer werd vastgesteld en vervolgens het noodzakelijke traject werd gedefinieerd. “Het ging om het afleggen van verschillende locatiebezoeken en het interviewen van teamleden tot op managementniveau”, vertelt ze. “We moesten ook vaststellen welk soort risico's hun respectievelijke processen met zich meebrachten en hoe interacties met andere processen de Groep als geheel kunnen beïnvloeden. Bovendien hebben we bestaande risicobeheerdocumenten beoordeeld om naleving van de ISO 31000-vereisten te garanderen.”
Reality check
Özlem is van mening dat haar ervaring met ISO 31000 nuttig is gebleken bij het helpen van de Groep om aan de eisen van ADQ te voldoen. Ook kon zij een passende roadmap voor de toekomst uitstippelen. Dit betekende het identificeren van de sterke punten, maar ook van de gebieden waar ruimte voor verbetering mogelijk is. “Het project zou je kunnen omschrijven als een soort reality check”, zegt ze. “Alles wat we bespraken had direct betrekking op de branche van de klant en de risico’s waaraan hij wordt blootgesteld in de farmaceutische sector.”
Markering potentiële zwakke punten
Volgens Bahadır signaleerde Özlem in haar Gap analyse enkele duidelijke zwakke punten, waaronder een mogelijk watertekort. “Onze activiteiten zijn sterk afhankelijk van water”, zegt hij. “Özlem vertelde ons dat bij een dergelijk tekort een reserve van één dag voldoende zou zijn en dat de installatie van extra watertanks ervoor zou zorgen dat we aan de eisen voldoen door onze bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Verder hebben we twee hoofdfaciliteiten, Mefar en Birgi. In de Birgi-faciliteit identificeerde ze een potentieel brandrisico en een veiligheidsrisico tijdens de nachtploeg. Dit was voor ons aanleiding om onze brandrisicomaatregelen te herzien en onze nachtploegbeveiliging te versterken. Ze wees er ook op dat we op het gebied van human resources meer moeten doen om ervaren medewerkers in onze productieprocessen te behouden.”
Effectieve training
Na de Gap analyse realiseerde Bahadır zich dat effectief risicobeheer in de toekomst een toegewijd risicobeheerteam en dus effectieve training zou vereisen. Op aanraden van Özlem werd een risicomanagementteam samengesteld en in december 2023 volgden twintig Birgi Mefar-medewerkers van verschillende afdelingen een tweedaags trainingsprogramma, dat eveneens door Özlem werd verzorgd. “We waren zeer tevreden met dit trainingsprogramma”, verzekert Bahadır.
Goede feedback
“We hebben ook goede feedback gekregen van de deelnemers”, vervolgt Bahadır. De algemene consensus was dat het samenbrengen van medewerkers van zoveel verschillende afdelingen hen hielp bij het identificeren van de belangrijkste risico’s waaraan het bedrijf werd blootgesteld. Op basis van hun discussies tijdens de training hebben de deelnemers een rapport opgesteld waarin zij deze risico’s hebben kunnen samenvatten. “Ze zeiden ook dat ze de stijl en structuur van de training leuk vonden, en dat ze in slechts twee dagen tijd vier zeer nuttige workshops kregen.”
Relevante casestudies
Özlem beaamt dat de deelnemers genoten van het trainingsprogramma. De casestudies die ze bespraken hadden allemaal betrekking op de farmaceutische sector en ze voerden levendige discussies over de verschillende aspecten van risicomanagement met betrekking tot die sector, legt ze uit. Ze merkte ook dat de deelnemers uitkeken naar de implementatie van de volgende stappen in hun risicomanagement-roadmap. “Zo'n trainingsprogramma wordt altijd specifiek aangepast aan de klant en zijn sector, zeker als het om de case studies gaat. Ook als wij een opdrachtgever niet kennen, doen wij grondig onderzoek naar de sector, de potentiële risico’s die daaraan verbonden zijn en eventuele historische verliezen of incidenten. Op deze manier, en door gebruik te maken van realistische scenario’s, maken we ieder trainingsprogramma zo relevant mogelijk.”
Cultuurverandering
Riskonet was een van de drie kandidaten die werden benaderd om deze training te geven, onthult Bahadır. De een bood een programma van een halve dag aan, de ander een hele dag. Riskonet bood echter twee dagen aan. Hij was ervan overtuigd dat de intensiteit en complexiteit van het begrijpen van een risicobeheersysteem niet overhaast kan worden uitgevoerd. “De inhoud van hun training, die de hele risicobeoordelingsomgeving omvatte, was wat Riskonet onderscheidde”, benadrukt hij. “En natuurlijk de expertise en ervaring van Özlem. Het trainingsprogramma heeft een cultuurverandering teweeggebracht die voor het bedrijf meerwaarde heeft opgeleverd op het gebied van risicomanagement.”
Warm aanbevolen
Bahadır aarzelt niet om Riskonet aan te bevelen. “Zij hebben laten zien snel kwalitatief hoogwaardige rapportages te kunnen leveren en zijn goed gestructureerd op het gebied van opleidingen. We waren zeer tevreden met het rapport dat we met ADQ mochten delen en dat voor ons nu ook als een soort referentiedocument voor risicomanagement fungeert. Ik zou de diensten van Riskonet 100 procent aanbevelen aan andere bedrijven!”
