Dolaylı zarar analizi ve senaryolar yaratarak düşünme üzerine Gerrit Vink’in düşünceleri
22 septa 2018
Hiç akla gelmeyen bağımlılıkların nasıl ölümcül olabileceği. Girişimciler çoğunlukla, bir yangının ya da başka beklenmedik durumların işletmenin sürekliliği üzerindeki dolaylı ve dolaysız sonuçları hakkında iyi bir fikre sahiptirler. Öte yandan Riskonet’te üst düzey danışmanlık yapan Gerrit Vink, dolaylı zarar analizinin çok şaşırtıcı sonuçlara yol açabileceğini ve hiç akla gelmeyen bağımlılıklara işaret edebileceğini söylüyor.
Dolaylı zarar analizi, mal akışını şirketin üretim zincirinin tamamında görünür hale getirmekle başlar. Para akışının üretim zinciriyle eşleştirilmesi sonucunda, beklenmedik olayların finansal sonuçları hakkında tam bir fikir edinmek olası hale gelir. Dolaylı zarar analizi bir işletme için en kritik öneme sahip beklenmedik olayları tespit etme ve bunları rakamlarla ifade etmeye odaklıdır. Bu çerçevede Gerrit Vink, senaryolar yaratarak düşünmeye daha fazla ilgili gösterilmesi gerektiğini savunuyor.
Büyük bir şirketin üretim merkezinin başındaki kişiler genellikle, yılların deneyimine dayanarak, olası bir felaketin bu merkez için sonuçlarının ne olabileceğini kestirebilir. Peki ya iç ve dış üretim zincirinin geri kalanını görme hakkında ne düşünmeliyiz? Geçmişte, birkaç son ürün için kullanılan önemli bir ham maddenin üretildiği bir bölümün güvenliği için çok para, zaman ve enerji harcayan bir şirketle karşılaştık.
Riskonet’te, dolaylı zarar analizleri alanında uzman olan Gerrit Vink karşılaşılan durumu şöyle anlatıyor: “Bu harcamalar yıllardır yapılıyordu ve artık kimse bu konuda soru sormuyordu.” “Yaptığımız dolaylı zarar analizinin sonucunda, ham maddenin gerekirse oldukça kolay bir şekilde ve ekstra masraflar olmadan başka bir yerden satın alınabileceğini gördük. Alınan önemler ve yapılan masraflar işletmenin sürekliliği için neredeyse bütünüyle gereksizdi. Çeşitli nihai ürünlerin üretimi için elde herhangi bir alternatifin olmadığı anlaşıldı. Dolayısıyla şirketin, işletmenin sürekliliği çerçevesinde, bu parayı, nihai ürünlere yönelik başka noktalarda ek önlemlere harcaması daha iyi bir şey olacaktı. Öte yandan, dolaylı zararla ilgili, biraz daha fazla ilgiyi gerektiren başka durumlar ve riskler de tespit ettik.”
Dolaylı zarar analizinin nedeni
Böyle bir analizin yapılması, giderek daha fazla şirkette, çeşitli nedenlerle gündeme geliyor. Gerrit Vink, yılların deneyimiyle şunları söylüyor: “Genellikle nedeni, sigorta ile ilgili bir soru oluyor; ama giderek daha fazla oranda, şirketin bizzat kendisinin bilgiye duyduğu gereksinimin ve müşterilerin şirketin sürekliliği hakkındaki sorularının da buna yol açtığı görülüyor.” “Zararın telafisinin riskleri, dolaylı hasar olasılığı, süresi ve maliyetleri hakkındaki bir tartışma, gerçek durumun ne olduğu konusunda soru işaretleri doğurabilir: Hangi nedenle, hangi sonuçlara yol açabilir? Belirli olayların olasılığı ne kadar yüksek? Üretimin sürekliliğinin mümkün olduğu kadar güvence altına alınması nasıl sağlanır? Ayrıca: Üretim zincirindeki hangi halka, en kritik halkadır ve Sadece bir beklenmedik olayın gerçekleşme olasılığının mümkün olduğu kadar düşük olmasını sağlamakla kalmayıp, belirli dolaylı hasarları sınırlayabilmek için öncelik neyin üzerinde olmalıdır?”
Hacimler, doluluk oranları ve stoklar
Vink ve arkadaşları bu türden bir analizi yaparken derin bir araştırma yaparlar. Bir araştırma ofisi, “tedarik zinciri”ne eğilerek, hacimleri, doluluk oranlarını ve stokları inceler. Ayrıca, gündeme gelen konumların “araştırma raporlarına” da bakarlar ve karşılıklı telafi ve çekilme olasılıkları ve şube başına finansal verileri ayrıntılarıyla ortaya konur.
“Senaryolar yaratarak düşünmeye özellikle üretim şirketlerinde daha fazla ilgi gösterilmesi gerekiyor”
Daha sonra şirkete yapılacak bir ziyaret ve ilgili çalışanlarla yapılacak görüşmeler, kritik prosesler ve ürün akışları, karşılıklı ve dış bağımlılıklar, olası zarar senaryoları, var olan risk yönetim önlemleri, yeniden oluşturma ve eski haline getirme süreleri, iç ve dış çekilme olasılıkları, olası stok pozisyonları ve bir felaket durumunda oluşacak ekstra masraflar gibi konularda yeri doldurulamaz bilgiler verir.
Bağımlılıkların net bir resmi
Gerrit Vink, bütün bu bilgilerle, üretim akışlarının ve çeşitli konumlar arasındaki karşılıklı bağımlılıkların net bir resmini ortaya koyuyor. “Ayrıca, konum başına maksimum hasar senaryoları hazırlarız ve her bir senaryonun işletmenin diğer bileşenleri üzerindeki olası sonuçlarını ortaya koyarız. Burada söz konusu olan, çekilmenin olmadığı ‘en kötü durum’ ve iç ve dış çekilmenin olduğu gerçekçi bir senaryodur. Bu yöntem, senaryolar yaratarak düşünme konusunda yüksek bir düzeyi ve sürekli ‘ya olaylar şu şekilde gelişirse’ sorusunun sorulmasını gerektirir. Bu tür senaryoların enine boyuna düşünülmesi ve finansal sonuçlarının hesaplanması sırasında, yeniden oluşturma ve telafi süreleri, iç ve dış çekilme olasılıkları, olası stok pozisyonları ve bir felaket durumunda oluşacak ekstra masraflar gibi hususlara bakarız. Elde edilen sonuç, her bir senaryonun, şirketin bütününün cirosu ve maliyetleri üzerindeki finansal sonucunun (dolaylı zarar) eksiksiz bir resmidir.”
Senaryo yaratmaya daha fazla ilgi
Gerrit Vink, senaryolar yaratmaya özellikle üretim şirketlerinde daha fazla ilgi gösterilmesi gerektiğini düşünüyor. “Bunu bir suçlama ya da felaket tellallığı olarak görmemelisiniz; bunu kendi başınıza yapmanız bir hayli zordur. Kurumların, kendi içlerinde konuşulduğunda kulağa gerçekçi gelen senaryoları oluşturma ve bunları daha sonra finansal olarak rakamlara dökme girişimleri tam anlamıyla bekleneni vermedikten sonra sıkça bizi devreye sokuyorlar. Yılların getirdiği risk ve hasar analizi birikimine sahip uzmanların bu konuya dışarıdan bakmalarını sağlamak iyi bir şey olur.”
Risk yönetiminin sonuçları
Bunun da risk yönetimi açısından pozitif sonuçları olur. “Zincirleme bir olayın genellikle sınırlı ya da tam tersine ciddi sonuçları olabilir. Belirli soruları kendinize periyodik olarak ve ısrarlı bir şekilde sormanız iyi olur. Hangi dolaylı ve dolaysız olayların tedarik zincirimiz üzerinde gerçekten etkisi olabilir? En zayıf halkalar bazen en kritik olanlardır; bunların devre dışı kalması bütün zinciri etkileyebilir. Deneyimimize dayanarak, her müdür ve şirket yöneticisinin, bağımlılıkları hafife almanın ciddi sonuçlarının olabileceğinin bilincinde olmadığını (ya da bu konuda bilgilerinin olmayabileceğini) söyleyebiliriz. Önemsiz nedenler, ciddi sonuçlara yol açabilir. Yaptığımız analizler bazı durumlarda çok şaşırtıcı sonuçlara ve bazı konularda insanların gözlerinin açılmasına yol açabilir.”
Sigorta şirketleriyle daha iyi müzakereler
Kapsamlı bir dolaylı zarar analizinin, sigorta şirketleriyle olan müzakerelerin kalitesini de arttırabileceği açıktır. “Analizlerimiz genellikle, dolaylı zararın ne tutarlar karşılığında sigortalanması gerektiğini belirlemek üzere kullanılır. Elde edilen bilgiler, önceliklerin belirlenmesi ya da tam tersine, riskler, olası hasar ve sigorta primi üzerinde etkisi olan belirli idari önlemlerin geri alınması sırasında kullanılabilecek iyi argümanlardır. Kaldı ki ben, şirketlerin, iyi bir analizi temel alarak, şirket faaliyetlerinin sürekliliği için işletmenin nasıl doğru kararlar alabildiklerine pek çok kez tanık oldum. Risk yönetiminin bu formunu çok ciddiye almak, iyi bir girişimcilik meselesidir.”
